Meeting Design: una nueva forma de entender las reuniones y eventos

No está muy claro quien empezó a usar el termino Meeting Design, pero fue Maarten Vanneste quien lo popularizó en su libro MeetingArchitecture (2008).
Maarten propone una nueva forma de pensar en la organización de reuniones y eventos, que conlleva una nueva visión de cómo diseñarlas y planificarlas.
Maarten Vanneste identifica tres principales objetivos de una reunión:

  • Aprendizaje
  • Networking
  • Motivación

Según Maarten, el proceso para organizar una reunión debe tener 4 fases:

  • Definir los objetivos de las reuniones
  • Diseñar la estrategia y el programa de la reunión basándose en esos objetivos
  • Desarrollar las reuniones con nuevos métodos y formatos innovadores
  • Medir los resultados conseguidos

En definitiva, los cinco principios básicos del meeting design son:
1) Diseñar reuniones que puedan alcanzar los objetivos de los organizadores (meeting owner).
2) Diseñar reuniones que puedan aportar un mayor valor añadido a todos los stakeholders implicados.
3) Diseñar reuniones que permitan contribuir a una experiencia más completa y satisfactoria de los asistentes, incentivando que estos participen activamente en la reunión y se relacionen entre sí.
4) Buscar formatos y nuevas formas de comunicar para transmitir el conocimiento de una forma más efectiva.
5) Medir si se han obtenido los objetivos planteados y la satisfacción de los asistentes.

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